نظام تسجيل الطلاب لمراكز التدريب، من أول سؤال لين الدفع

ولي الأمر يشوف إعلانك في الإنستغرام ويكتب على الواتساب: «كم الرسوم؟ ومتى تبدأ الدفعة؟». الرد يوصله باجر الظهر: «مر علينا في المركز وعبّي الفورم». وبعدها يدفع عند الكاونتر، وينكتب اسم ولده في ملف Excel على جهاز واحد في الاستقبال.

وكل خطوة من هذي مكان يضيع فيه الطالب. اللي سأل بالليل سجّل عند أول مركز رد عليه. واللي حجز اختبار تحديد المستوى نسى موعده، لأن محد ذكّره. واللي حضر الحصة التجريبية وعجبته، محد كلّمه بعدها.

وفي آخر الشهر تعرف كم طالب دفع، بس ما تعرف أي إعلان جابهم، ولا كم واحد سأل وراح. فتكمّل تدفع على نفس الإعلانات، وبعض الدفعات تبدأ ومقاعدها فاضية.

وعندك نوعين من الناس: الكبار اللي يسجلون لنفسهم في كورس مسائي أو شهادة مهنية، وأولياء الأمور اللي يسجلون عيالهم في دروس تقوية أو نشاط صيفي. كل واحد يسأل أسئلة غير، والكل يبي الرد على الواتساب في نفس اليوم.

الفورم الورقي يحفظ اسم ورقم، وملف Excel ينسخه في مكان ثاني. أما نظام تسجيل الطلاب، فيفتح لكل طالب ملف من أول رسالة: الدورة اللي سأل عنها، والمستوى، والدفعة، والإعلان اللي جابه، وموعد الاختبار، ودفع ولا لا.

ولو المسجّل طفل، الملف يكون باسم ولي الأمر، وفيه اسم الولد وعمره أو صفه. وأخوانه في دورات ثانية على نفس الملف، كل واحد بكرته.

يعني نظام CRM للمعاهد ومراكز التدريب، مبني على طريقة التسجيل عندك، والسؤال والحجز ودفع رسوم التسجيل كلها تصير في الواتساب.

كل استفسار يصير كرت على الدورة والدفعة اللي سأل عنها، فتشوف كل مجموعة كم تعبّت. وأغلب مراكز التدريب توصل لمراحل قريبة من هذي:

ولما تتعبّى مجموعة، الاستفسارات الجديدة تروح «قائمة الانتظار» مو «ضاع». وأول ما يفضى مقعد أو تنفتح الدفعة الجاية، يوصل الخبر لقائمة الانتظار قبل غيرها. و«ما رد» و«ضاع» مع السبب يطلعون في تقريرك الشهري، عشان تعرف وين يوقف الطالب.

تسويق مراكز التدريب مو بس إعلان حلو. الإعلان يفتح الواتساب، والموظف الذكي يرد، والنظام يتابع، وكل مقعد مدفوع ينحسب على الإعلان اللي جابه. وكل شهر يوصلك تقرير: كم استفسار، وكم اختبار انحجز، وكم مقعد اندفع، وكم انجمع من كل إعلان.

والمواسم لها حسابها. قبل الصيف ورمضان وسبتمبر، نحدّث أجوبة الموظف الذكي بالجدول الجديد والرسوم، عشان ولي الأمر اللي يسأل عن النشاط الصيفي ياخذ مواعيد هالسنة، مو مواعيد السنة اللي طافت.

وأقرب ناس للدفعة الجاية هم طلابك الحاليين. قبل كل ترم، الطلاب اللي وافقوا على رسائلك يوصلهم على الواتساب المستوى الجاي وتاريخ البداية ورابط الرسوم. نكتب هالرسائل معك ونرسلها لـ Meta عشان توافق عليها، والمتابعة كلها تشتغل من نظام CRM مربوط بالواتساب.

ونجهّز النظام من مكتبنا في مركز شمس للأعمال بالشارقة لمراكز التدريب في دبي والشارقة وأبوظبي وكل الإمارات، ونشغّله معك كل شهر.