بوت واتساب للعيادات: من الإعلان لين يوصل المراجع العيادة

أم شافت إعلانكم بعد العشا، وكتبت: «عندكم دكتورة جلدية باجر؟ بنتي طلع لها طفح». الاستقبال مسكّر، والرسالة تنتظر للصبح. ولين ما تفتحون، تكون حجزت في عيادة ثانية ردت عليها أول.

وفي وقت الدوام، موظفة الاستقبال ترد على التلفون، وتستقبل اللي داخلين، وتكتب نفس الجواب على الواتساب عن الأسعار والتأمين. والرسايل تتراكم، وبعضها ما ينرد عليه أبد.

وبعدين المواعيد اللي محد حضرها: الدكتور ينتظر، والموعد يروح فاضي، ومحد يتابع مع المراجع عشان يحجز من جديد.

وآخر الشهر عندك فاتورة إعلانات، بس ما تعرف أي حملة جابت مراجعين دخلوا العيادة فعلاً. سواء كان تسويق العيادات في دبي أو الشارقة أو أبوظبي، هذا السؤال هو اللي يحدد وين تصرف ميزانيتك. ونبني النظام ونشغّله لعيادات الأسنان والجلدية والتجميل والعلاج الطبيعي والعيادات العامة من مكتبنا في الشارقة.

المراجع يغيب لأنه نسى، أو لأن صار عنده ظرف وما حب يتصل يلغي. عشان كذا نخلي تغيير الموعد أسهل من الغياب:

• قبل الموعد بيوم: تذكير فيه اسم الدكتور والفرع والوقت، وخيارين: تأكيد أو تغيير.
• اللي يختار «تغيير» توصله مواعيد فاضية في نفس المحادثة، والموعد القديم ينفتح لغيره.
• كل صبح يشوف الاستقبال مين ما أكّد، ويتصل عليهم هم بس.
• اللي غاب ينتقل لمرحلة «ما حضر»، وتوصله رسالة يحجز من جديد في نفس اليوم.

التذكير يطلع بقوالب واتساب تعتمدها Meta قبل الإرسال، ونكتبها لك بالعربي والإنجليزي ونرفعها لـ Meta. وما نوعدك برقم: التقرير الشهري يوريك الغياب عندك حسب الدكتور والفرع والإعلان.

قبل الإطلاق نكتب قائمة الأجوبة مع مدير العيادة: الخدمات بكلام بسيط، والفروع، والدوام، وأيام الدكاترة، وشركات التأمين اللي تتعاملون معها، والأسعار بس إذا تبيها تنقال. انت توقّع على القائمة، والبوت يجاوب منها وبس.

الأعراض، ونتايج التحاليل، والأدوية، وهل العلاج يناسب المراجع أو لا، والشكاوى والاسترجاع، كلها تروح لطاقم العيادة مع المحادثة كاملة. البوت مضبوط إنه ما يعطي استشارة طبية أبد، ويقول للمراجع متى بيرد عليه أحد من العيادة.

وفريقك يقدر يستلم أي محادثة في أي وقت، وكل شهر نراجع المحادثات معك ونحدّث القائمة.

كل استفسار كرت في الـ CRM، بمراحل على حسب الزيارة: استفسار جديد، محجوز، أكّد، حضر أو ما حضر، وبعدها موعد المتابعة. وكل كرت يحفظ الإعلان اللي جابه.

وكل شهر يوصلك تقرير واحد من الإعلان لين الزيارة: الاستفسارات والحجوزات والزيارات والغياب لكل حملة ودكتور وفرع. كذا تحكم على الإعلان بعدد المراجعين اللي دخلوا العيادة، مو بعدد الرسايل.